实验室内审员的作用与审核技巧
2018-09-29
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实验室的内审员，除肩负内审任务外，往往还是本实验室管理体系建设的骨干。不仅要对管理体系的运行进行检查、判定，还要对本实验室管理体系的建立和实施起着重要的支持和推动作用。
内部审核简称“内审”，是一种内部评价活动，这种评价是通过内审员的审核工作完成的。实验室的内审员，其发挥的作用及审核能力与素质如何，直接影响一个实验室内部管理体系审核的效果。实验室认可的内审员，除肩负内审任务外，往往还是本实验室管理体系建设的骨干。实验室的内审员，不仅要对管理体系的运行进行检查、判定，还要对本实验室认可管理体系建立和实施起着重要的支持和推动作用。
那么，实验室认可的内审员应当发挥哪些作用呢?笔者认为有以下几个方面：
监督作用
管理体系的运行需要持续地进行监督，这样才能有效、及时地发现问题并采取改进措施，这种持续监督主要是通过内审进行的，而内审的实施正是这支内审员队伍担当的。所以，从某种意义上说，内审员对管理体系的有效运行起着监督员的作用。
参谋作用
在内审时，内审员发现某些不符合项，要求受审核部门及时采取措施，对不符合项进行处置，消除产生不符合的原因。此时，他必须向受审核部门解释为什么这是一不符合项，这样对方才能针对不符合项找出原因，采取措施。在受审部门考虑纠正措施时，内审员可以提出一些改进意见供其选择。当受审核部门提出纠正措施计划时，内审员应决定是否可以认可，并说明认可或不认可的理由。在纠正措施计划实施时，内审员要主动关心实施的过程，必要时给予指导。这一切都说明内审员在内审工作中，绝不仅仅是一个“裁判员”，还应为改进管理体系想办法、出主意，成为一名优秀的“参谋”。
纽带作用
内审员在内审中与各部门的员工有着广泛的交流和接触，既可以收集员工对质量管理方面的意见、要求和建议，通过质量负责人向领导反映，又可以把领导层关于质量方面的方针、政策和意图向员工传达、解释和贯彻，起一种沟通和联络的作用。
接口作用
由于内审员经常被派往分包方或供应商去进行第二方审核，在审核中贯彻本实验室对分包方或供应商的要求，同时也可反映分包方的实际情况和要求，起接口作用。当到第三方现场评审时，内审员常常担任联络员，从中了解对方的评审要求，评审方式和方法，向质量负责人或最高管理者反映，同时也可向对方介绍本实验室的实际情况，起内外接口作用。
带头作用
内审员在实验室认可都有各自的本职工作。内审员的资格是经过专门培训而获得的，他们经常参加内审活动，对该实验室认可管理体系的要求有更深刻的了解，更懂得应该如何做好本职工作。所以内审员应以身作则，认真贯彻和执行有关管理体系的要求，在全体员工中起模范带头作用，成为贯彻实施管理体系的骨干。
内审员是本实验室认可管理体系建设的骨干，要发挥自身的作用，就要提高自身的能力，特别是现场审核时的审核方式。内审员在审核中可以采用多种工作方法，这些方法往往是在工作中不断积累起来的，各人有各人的技巧，从而形成了个人的风格。即审核技巧。内审员既然是客观证据的收集者，在现场审核中主要的手段就是看、问、听和分析。内审员用来作分析判断的基础是各种信息，而信息是通过看、问、听而得来的。这里仅就最基本的方法，做一简单介绍：
一是少讲、多看、多听、多问。内审员在现场的时间有限，而需要采集的信息量又很大。信息(客观证据)只能通过看、问、听获得，因此只有少讲才能多获取信息。
二是选择正确的对象提问。问题应该向负责进行该项质量活动的部门或个人提出，而不应向无关的部门或个人提问，否则就会文不对题，浪费时间。
三是正确提出问题。内审员应明确地针对要了解的问题提问，用不着像商业或外交谈判中那样采用旁敲侧击的方式，更不要提出外行或错误的问题。在现场审核过程中，可采用封闭式和开放式相结合的方法进行提问。
四是提问与索看相结合。内审员在提问时经常会问及文件及实际执行情况，这时可在提问中同时索取需要观看的文件或提出观看现场，这样就等于临时又增加了一些检查的样本，对检查起了补充作用。问看结合的做法，既可使审核步步深入，又可避免单纯问答的那种单调的方式，比较有效。
五是注意观察易被遗忘的角落。内审前各部门一定会做出相应的准备，因此重点的文件框等一定会收拾得整整齐齐，但在某些地方常常会发现作废的文件、未经检定校准的仪表等等不该存放在现场的东西，所以观察视野要开阔一些，检查要细致些。
六是创造一个良好的气氛。为使审核顺利进行，内审员应注意创造一个良好的气氛，使审核成为仿佛是在进行工作研究，而不使对方总感到自己是处于受审地位。为此，内审员应平等、和气待人，注意听人说话，认真记笔记，不时点头、注视、附和等方式对受审方谈话表示感兴趣等等。凡是要请对方出示文件或找一般工作人员谈话时，都应争得对方领导的同意。如发现了不符合项，要求受审方负责人认可时，要耐心说明理由。如果对方态度粗暴，也不要与之争吵，但仍然要以事实为依据，耐心讨论。若发现自己错了，要马上承认，并表示歉意，只有这样对待，才能使审核顺利进行。
七是注重内部团结。在评价某一具体的不符合项时，要恰如其分，留有余地。对缺陷的责任，应强调考虑控制管理体系文件的原因，而不宜过分追究个别部门和个人的一时责任。在审核中不做有损其他部门和个人的评述。这样不但可创造一个和谐的气氛，而且有利于实验室认可内部的团结与建设。
八是保证审核结果的有效性。在设计检查表时，要合理策划样本，保证样本的代表性，从而保证审核结果的有效性。在策划编制检查表时，既要注意依据审核准则策划查什么，也要注意根据不同的情况策划更方便、有效的检查方法以及合理的样本量。否则，到现场审核时由于工作紧张和时间有限，审核方法和样本量策划不周，容易导致审核不充分，影响审核结果的有效性。
